Weryfikacja firmy w DPP Registry

Dlaczego firma musi być zweryfikowana?

Registry ma przyjmować wpisy od właściwych operatorów gospodarczych albo upoważnionych stron działających w ich imieniu. Enrolment tworzy profil organizacji, a weryfikacja sprawdza prawo wnioskodawcy do reprezentowania podmiotu.

EU Login uwierzytelnia użytkownika. Nie jest jednak równoznaczny ze zweryfikowaniem przedsiębiorstwa. Rejestracja DPP staje się dostępna dopiero po pozytywnym przejściu procesu organizacyjnego i uzyskaniu właściwych uprawnień.

Osoba prawna czy osoba fizyczna?

Na początku wybierasz typ operatora:

• osoba prawna: spółka albo inna prawnie zarejestrowana organizacja
• osoba fizyczna: operator działający we własnym imieniu

Ten wybór wpływa na zakres danych i metodę podpisania deklaracji. Zmiana typu po rozpoczęciu formularza może spowodować utratę wcześniej wprowadzonych danych.

Dane osoby prawnej

Przewodnik Komisji wymienia dla osoby prawnej między innymi:

• pełną nazwę prawną, a nie markę handlową
• adres prawny i kraj rejestracji
• typ i wartość identyfikatora organizacji
• e-mail i telefon kontaktu do spraw compliance
• dane przedstawiciela prawnego

Obsługiwane typy identyfikatorów obejmują NTR jako wariant preferowany, LEI, VAT, eID oraz definicje lokalne. Firma powinna wybrać typ rzeczywiście odpowiadający dokumentom i certyfikatowi używanemu do pieczęci, zamiast arbitralnie wpisywać wewnętrzny numer kontrahenta.

Dane osoby fizycznej

Dla operatora będącego osobą fizyczną przewodnik wymienia imię, nazwisko, adres prawny, kraj, kontakt compliance oraz jeden z obsługiwanych identyfikatorów. Katalog obejmuje między innymi TIN, PNO, eID, IDC, PAS i definicje lokalne.

Nie należy publikować ani kopiować tych danych do publicznego DPP, jeśli nie wymaga tego właściwy akt. Informacje przekazywane do Registry i informacje publicznie dostępne w paszporcie to odrębne zakresy.

Proces weryfikacji krok po kroku

1. Wprowadź dane organizacji i zapisz formularz.
2. Podaj imię, nazwisko i e-mail osoby uprawnionej do reprezentacji.
3. Poproś Registry o wygenerowanie deklaracji PDF z pieczęcią Komisji.
4. Pobierz dokument bez wprowadzania zmian do jego treści.
5. Podpisz albo opieczętuj dokument poza Registry.
6. Prześlij ten sam plik i wyślij wniosek.
7. Monitoruj wynik w Activity Dashboard.

Deklaracja jest obecnie dostarczana w języku angielskim. Modyfikacja danych organizacji po wygenerowaniu dokumentu restartuje proces weryfikacji.

QSeal czy QES?

Przewodnik rozróżnia metodę według typu operatora:

• osoba prawna: kwalifikowana pieczęć elektroniczna QSeal od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania
• osoba fizyczna działająca jako jednoosobowy operator: kwalifikowany podpis elektroniczny QES

Deklaracja powinna zawierać pieczęć instytucjonalną Komisji i kontrasygnatę albo kontrpieczęć organizacji. Wymagany jest zgodny profil PAdES Baseline. Zwykły skan podpisu, podpis niekwalifikowany albo modyfikacja PDF po pieczęci Komisji nie spełniają opisanej procedury.

Co musi odpowiadać certyfikatowi?

Dla osoby prawnej przewodnik wskazuje zgodność nazwy organizacji, kraju rejestracji i identyfikatora organizacji z atrybutami certyfikatu. Dla osoby fizycznej sprawdzane są odpowiednie dane tożsamości.

Przed wysłaniem:

• porównaj nazwę prawną z atrybutem organizationName
• sprawdź kraj w atrybucie countryName
• porównaj identyfikator z organizationIdentifier
• upewnij się, że certyfikat jest ważny, zaufany i nie został odwołany
• zastosuj podpis lub pieczęć do oryginalnego PDF wygenerowanego przez Registry

Statusy i wynik

Wniosek może mieć status przetwarzania, sukcesu albo porażki. Po wyniku pozytywnym organizacja jest zweryfikowana, a wnioskodawca zostaje jej administratorem w Registry. Wynik negatywny zawiera raport błędów, po których poprawieniu można powtórzyć właściwy etap.

Najczęstsze grupy problemów to brak jednej z dwóch wymaganych pieczęci lub podpisów, niezgodność danych certyfikatu z formularzem, niewłaściwy poziom kwalifikacji, nieobsługiwany profil PAdES, modyfikacja oryginalnego PDF albo nieważny certyfikat.

Checklista przed wysłaniem deklaracji

• konto EU Login należy do właściwej osoby
• typ organizacji jest wybrany prawidłowo
• nazwa prawna i identyfikator odpowiadają rejestrom i certyfikatowi
• kontakt compliance jest aktualny
• przedstawiciel ma prawo podpisać lub opieczętować dokument
• używany jest QSeal albo QES właściwy dla typu operatora
• przesyłany plik jest oryginalną deklaracją Komisji bez zmian
• zespół wie, kto będzie administratorem organizacji po akceptacji