Jak aktualizować certyfikat lub deklarację dostawcy bez utraty historii Digital Product Passport?

Status funkcji: Documents, Evidence, wersjonowanie dokumentów i automatyczny podgląd wpływu opisane na tej stronie są planowanym kierunkiem DPP Compliance. Nie są obecnie oferowane jako aktywna funkcja samoobsługowa. Publikowane wersje paszportu w obecnym rdzeniu aplikacji nie oznaczają jeszcze wersjonowanego repozytorium dowodów.

Gdy dostawca przesyła nowy certyfikat lub deklarację, najważniejsze pytanie brzmi: które produkty obejmuje nowy dokument i co stanie się z historią poprzedniego? Usunięcie starego PDF-u i podmiana linku może utrudnić odtworzenie danych użytych w ocenie i publikacji DPP.

Dobry proces zachowuje stałą tożsamość dokumentu, dodaje nową rewizję i oddziela decyzję o jej przyszłym użyciu od historii już opublikowanych paszportów.

Dlaczego „usuń plik i wgraj nowy” to ryzykowny proces?

Wyobraźmy sobie deklarację E-184, wykorzystywaną w 184 produktach. Niektóre mają już opublikowany paszport. Dostawca przesyła v2, ale stare DPP powstały na podstawie v1. Jeżeli link zawsze otwiera najnowszy plik, firma nie potrafi już jednoznacznie odpowiedzieć: „jaki dowód wykorzystaliśmy przy tej publikacji?”. Jeżeli stary plik usunięto, nawet zapisany identyfikator może prowadzić donikąd.

To znany problem pracy z assetami. W recenzji Pimberly z 14 września 2026 r. w G2 użytkownik opisuje konieczność usuwania pliku przed uploadem nowej wersji. Jest to pojedyncza, incentivized recenzja o obsłudze mediów, a nie potwierdzenie utraty historii compliance. Pokazuje jednak, dlaczego warto zaprojektować aktualizację dowodów inaczej.

Sześć kroków aktualizacji deklaracji lub certyfikatu

1. Dodaj nową rewizję istniejącego dokumentu

Zachowaj identyfikator dokumentu, dostawcę i dotychczasowe powiązania. Dodaj rewizję z własnym identyfikatorem, datą przesłania, autorem, plikiem i jego sumą kontrolną. Wgraj ją jako draft do sprawdzenia, zamiast od razu oznaczać jako obowiązującą.

Dokument E-184: deklaracja materiałowa dostawcy
v1: dotychczasowa rewizja
v2: nowy draft do sprawdzenia

2. Sprawdź zakres i ważność

Porównaj producenta/dostawcę, produkty, komponenty, partie, rynek, normy i okres obowiązywania. Ten sam tytuł PDF-u nie oznacza tego samego zakresu. Certyfikat może obejmować wyłącznie nową partię, a deklaracja — inny skład lub komponent.

Data uploadu nie jest datą wejścia dokumentu w życie. Samo posiadanie nowszego pliku nie potwierdza jego poprawności ani prawnej zgodności produktu. Jeśli zakres jest niejasny, potrzebna jest odpowiedź dostawcy i decyzja osoby odpowiedzialnej za dane.

3. Zobacz wpływ na produkty, oceny i paszporty

Przed aktywacją przygotuj listę produktów korzystających z poprzedniej rewizji, otwartych review oraz konkretnych wersji DPP. Przykład podglądu:

Liczby są ilustracyjne. Produkty, oceny i wersje publikacji to różne zbiory; nie należy sumować ich jako jednej liczby „dotkniętych produktów”. Jeżeli część powiązań jest nieznana, lista powinna to pokazywać.

4. Zatwierdź użycie nowej rewizji w przyszłych ocenach

Po sprawdzeniu wybierz nową rewizję jako źródło przyszłych ocen w jej zakresie. Poprzednia może otrzymać status superseded — zastąpiona nowszą wersją. Historyczna ocena i DPP nadal wskazują v1.

E-184 v1: superseded — zachowana w historii
E-184 v2: current — wybrana do przyszłego użycia
DPP z czerwca: evidence E-184 v1
Nowa ocena produktu: evidence E-184 v2

5. Oceń potrzebę korekty publicznego DPP

Art. 9 ust. 1 ESPR wymaga dokładnych, kompletnych i aktualnych danych paszportu dla produktów objętych właściwymi przepisami. Nie każda nowa rewizja dokumentu wymaga identycznego działania: aktualizacja daty, zmiana składu i wycofanie dowodu mają różny wpływ.

Zespół powinien ustalić, czy zmiana wpływa na opublikowane informacje. Jeśli potrzebna jest korekta, popraw źródło, przeprowadź review i opublikuj nową wersję DPP. Zachowaj poprzednią wersję wraz z informacją, na jakim dowodzie była oparta. Zobacz proces korekty DPP po publikacji.

6. Zachowaj historię i kontroluj retencję

Utrzymuj pliki, identyfikatory wersji, powiązania, autora decyzji i moment aktywacji przez okres wynikający z właściwych obowiązków oraz polityki retencji. Dla produktów objętych aktami delegowanymi ESPR art. 27 ust. 3 przewiduje zachowanie dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności UE przez 10 lat, chyba że właściwy akt określa inny okres. Nie oznacza to jednego okresu dla każdego PDF-u, deklaracji dostawcy czy wszystkich branż. Źródło: ESPR.

Superseded, revoked i archive: trzy różne decyzje

Przy revoke potrzebne są przyczyna, autor decyzji oraz ocena wpływu. Wycofanie nie powinno automatycznie aktywować starszego dokumentu. Historyczny wynik pozostaje zapisem wcześniejszej oceny, ale może wymagać widocznej adnotacji i ponownego review.

Kiedy można usunąć plik?

Proponowana reguła produktu jest prosta: zwykły UI może fizycznie usunąć tylko nieużywany draft. Dokument zaakceptowany, użyty w ocenie, supplier workflow albo publikacji wymaga zachowania referencji i kontrolowanego lifecycle. To ograniczenie operacyjne; żądania ochrony danych, legal hold i koniec retencji wymagają osobnego procesu.

Prywatne evidence nie powinno automatycznie trafiać do publicznego DPP. Historia audytowa może zawierać poufne dane dostawcy; publiczna projekcja i wewnętrzny dostęp wymagają jawnego rozdzielenia.

Jak przygotować ten proces już podczas pilotażu?

Wybierz jeden dokument wspólny dla kilku produktów. Spisz jego rewizje, zakres, ownera i miejsca użycia. Przetestuj dwa scenariusze: poprawną nową deklarację oraz wycofanie poprzedniej. Sprawdź, czy można odtworzyć dowód użyty w historycznym paszporcie i wskazać produkty wymagające dalszego działania.

Zaplanuj dokumenty i proces aktualizacji w pilotażu DPP. Techniczny model relacji opisujemy w przewodniku o wersjonowaniu dokumentów DPP.

Najczęstsze pytania

Czy nowy certyfikat automatycznie unieważnia poprzedni?

Nie. Trzeba sprawdzić zakres i powód zmiany. Zastąpienie nowszą rewizją różni się od wycofania ważności poprzedniej.

Czy można przepiąć stare paszporty na najnowszą deklarację?

Takie przepięcie zatarłoby informację o dowodzie użytym przy publikacji. Historyczny paszport powinien wskazywać konkretną rewizję; korekta tworzy nową wersję.

Czy hash pliku dowodzi ważności certyfikatu?

Nie. Pozwala sprawdzić integralność bajtów. Ważność, autentyczność i zakres dowodu wymagają odrębnej weryfikacji.

Czy DPP Compliance ma już „Wgraj nową rewizję”?

Nie jako aktywną funkcję samoobsługową. To projektowany proces modułu Documents/Evidence, opisany tutaj jako kryterium przygotowania i wyboru narzędzia.